À quel moment la carte entre-t-elle dans le workflow RH ?

Après annonce interne validée et avant le dernier jour utile : trop tôt sans cadre, trop tard sans messages. Positionnez-la comme une étape culturelle, pas contractuelle.

Quelles données ne doit-on jamais demander sur la carte ?

Évitez soldes, appréciations de performance, données de santé, ou détails clients sensibles. La carte n’est pas un dossier RH.

Comment relier le PDF export au SIRH ?

Utilisez le référentiel documentaire prévu (GED ou dossier personnel) avec métadonnées minimales (date, type « hommage départ », propriétaire). Évitez les pièces jointes orphelines dans les mails perso.

Qui est propriétaire du rituel côté métier ?

Le manager opérationnel, avec validation RH sur les cas sensibles. HR fournit les garde-fous ; le manager porte l’animation.

Peut-on automatiser les relances depuis le SIRH ?

Possible via notifications standards, mais gardez un ton humain : un lien unique et des rappels calendaires simples battent souvent les mails robots longs.

Workflow RH départ : carte collective encadrée

Côté process RH, reliez ce workflow à une carte collective de départ prête à partager aux équipes.

Ce workflow résume le rôle RH autour d’un départ : cadre léger, coordination avec le manager, articulation avec le SIRH, et livrables (livre d’or, export PDF) sans empiéter sur l’intimité des messages. Il vise les équipes people situées entre conformité, expérience collaborateur et charge opérationnelle des managers.

Vue d’ensemble en flux

La séquence ci-dessous peut être copiée dans votre base de connaissances ; adaptez les délais aux conventions internes et aux obligations légales locales.

[ SIRH : statut & date de fin validés ]
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           v
[ RH + Manager : calendrier annonce & canaux ]
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           v
[ RH : accès outil / politique données / archivage ]
           |
           v
[ Manager : lancement livre d'or + relais pairs ]
           |
           v
[ RH : point modération si signalement ]
           |
           v
[ Clôture contributions -> Export PDF -> Distribution contrôlée ]
           |
           v
[ SIRH / archives : durée conservation & désactivation lien ]

Étapes détaillées pour l’équipe RH

Alignement données : vérifier dans le SIRH la date de fin, le motif communiquable et les interdictions éventuelles de mention publique.
Cadre juridique léger : rappeler les règles de langage (non-discrimination, absence de données sensibles) sans censurer les témoignages sincères.
Mise à disposition : ouvrir ou valider l’accès au livre d’or digital, documenter le responsable admin et le canal de support.
Suivi : point rapide à mi-parcours si le volume de messages est anormalement bas ; référez-vous à éviter la carte vide.
Clôture : valider qui reçoit l’export et sous quel format, puis archiver selon la politique groupe.

Avant l’annonce

Vérifiez que la date de fin de contrat et les canaux de communication sont alignés avec le manager. Préparez un modèle d’annonce neutre si plusieurs départs se suivent, pour garder une équité de traitement. Si l’entreprise utilise un portail SIRH pour les documents de fin de contrat, synchronisez la publication interne afin d’éviter les fuites parallèles.

Données personnelles et contributions

Rappeler en interne que les messages doivent rester professionnels : pas de données sensibles, pas de propos discriminants. Le manager reste premier filtre ; la RH intervient en cas de signalement. Si votre registre des traitements impose un consentement explicite pour certaines photos, intégrez cette étape avant l’export PDF définitif.

Carte de départ sans courir après les signatures

Préparez une carte de départ sans courir après les signatures.

Créer une carte collective de départ

PDF souvenir · pas de compte pour poster · un lien pour toute l’équipe

Handoff manager et articulation SIRH

La RH ouvre souvent le processus (accès outil, politique d’archivage), mais le manager porte la dynamique du livre d’or : relances, ton, clôture. Documentez ce partage dans votre base de connaissances interne. Côté SIRH, tracez au minimum : date d’ouverture du board, date de clôture, propriétaire de l’export, et durée de conservation du lien public.

Actif	Responsable principal	Trace SIRH / IT recommandée
Accès admin livre d’or	RH ou délégation IT approuvée	Compte nominatif + procédure de révocation
Relances contributeurs	Manager	Modèle de messages dans le playbook manager
Export PDF souvenir	Manager ou RH selon politique	Nom de fichier daté + lieu de stockage sécurisé
Désactivation lien public	RH / admin outil	Date planifiée dans le ticket de clôture

Archives et accès

Clarifiez qui reçoit l’export PDF (départ, manager, RH). Si le livre d’or est public, définissez combien de temps le lien reste actif après le départ. Pour le détail des gabarits et du branding PDF, voir export PDF entreprise ; pour l’annonce sur messagerie, annoncer un départ sur Slack ou Teams.

Urgences et départs précipités

Lorsque le délai est réduit à quelques jours, enchaînez sur départ last minute et sur lancer une carte en cinq minutes. Le manager doit alors privilégier une poignée de contributeurs clés plutôt qu’une campagne large irréaliste.

Intégration SIRH : champs et preuves légères

Le livre d’or n’est pas un document contractuel, mais une trace d’expérience collaborateur. Dans le SIRH, un champ libre ou une note peut suffire pour indiquer qu’un export a été remis, à qui, et quand. Évitez d’y coller l’intégralité des messages sauf obligation locale : vous réduisez ainsi les risques de diffusion involontaire. Si votre SIRH déclenche des tâches automatiques à la date de départ, alignez la tâche « clôture livre d’or » sur la même timeline que la restitution du matériel.

Gestion des cas sensibles

Départs disciplinaires, ruptures conventionnelles ou contextes médiatisés : la carte collective n’est pas toujours appropriée. Documentez une liste de situations où le rituel est neutralisé ou limité à un canal restreint. Lorsqu’un départ est annoncé tardivement aux équipes, privilégiez une formulation factuelle sur les canaux publics et un recueil de messages sur invitation.

Mesure et amélioration continue

Après chaque vague de départs, un micro-retour managers-RH peut suffire : la fenêtre était-elle réaliste, le lien a-t-il été compris, l’export a-t-il été distribué à temps ? Ces trois questions alimentent un guide interne vivant sans alourdir la charge administrative.

Rôles croisés avec la communication interne

Lorsqu’un départ est annoncé sur plusieurs canaux, la fonction RH doit synchroniser le message officiel et l’ouverture du livre d’or. Un décalage de quelques heures peut suffire à créer des fuites ou des malentendus sur le caractère public des contributions. Une réunion de coordination de quinze minutes entre RH, communication et manager évite souvent une journée de corrections.

Fiche synthèse à copier dans le playbook interne

Objectif : livrer un souvenir collectif sans compromettre la confidentialité ni surcharger les managers. Principes : un lien officiel, une fenêtre annoncée, une clôture nommée, un export stocké au bon endroit, une date de désactivation du lien. Escalade RH si signalement de propos discriminants ou divulgation de données sensibles. Ce résumé d’une demi-page suffit souvent à aligner nouveaux business partners et managers entrants.

Anticipation des pics de départs

Les vagues de restructurations ou de fins de mission saisonnières multiplient les livres d’or sur la même période. Pré-allouez un créneau de revue hebdomadaire côté RH pour valider les accès et éviter les goulots d’étranglement IT. Cette anticipation coûte peu de temps et préserve la qualité perçue par les équipes lorsque plusieurs personnes partent dans le même mois.

Lectures associées

Check-list manager départ, le guide carte départ collègue, et le guide livre d’or digital complètent ce workflow côté terrain et produit.

Questions fréquentes

À quel moment la carte entre-t-elle dans le workflow RH ?: Après annonce interne validée et avant le dernier jour utile : trop tôt sans cadre, trop tard sans messages. Positionnez-la comme une étape culturelle, pas contractuelle.
Quelles données ne doit-on jamais demander sur la carte ?: Évitez soldes, appréciations de performance, données de santé, ou détails clients sensibles. La carte n’est pas un dossier RH.
Comment relier le PDF export au SIRH ?: Utilisez le référentiel documentaire prévu (GED ou dossier personnel) avec métadonnées minimales (date, type « hommage départ », propriétaire). Évitez les pièces jointes orphelines dans les mails perso.
Qui est propriétaire du rituel côté métier ?: Le manager opérationnel, avec validation RH sur les cas sensibles. HR fournit les garde-fous ; le manager porte l’animation.
Peut-on automatiser les relances depuis le SIRH ?: Possible via notifications standards, mais gardez un ton humain : un lien unique et des rappels calendaires simples battent souvent les mails robots longs.

Prêt à signer la carte de départ ?

Livre d’or gratuit en quelques minutes : un lien pour toute l’équipe, contributions sans compte obligatoire, export PDF prêt à offrir le jour J.

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Workflow RH autour du départ (carte collective)